Dari Invoice di Word ke SaaS yang Dipakai Banyak Agency
Ilustrasi produk SaaS untuk agency (desain, marketing, dev) yang butuh sistem manajemen proyek dan invoicing dalam satu langganan.
Ini adalah konsep ilustratif, bukan proyek klien nyata — data dan hasil yang ditampilkan adalah contoh untuk mendemonstrasikan apa yang bisa kami buat.
Proyek jalan di banyak tools. Invoice-nya masih diketik manual di Word.
Saat progress proyek dan invoicing dikelola di alat yang berbeda-beda per agency, sulit membangun satu produk yang bisa dipakai berlangganan oleh banyak agency dengan alur kerja yang konsisten.
| Agency | Proyek Aktif | Status Invoicing |
|---|---|---|
| Studio Kreasi | 9 | Otomatis |
| Digital Growth | 6 | Manual di Word |
| Brand Forward | 11 | Sebagian Manual |
| Pixel Works | 7 | Otomatis |
Bukan kurang agency yang butuh sistem. Tapi tiap agency kelola proyek & invoice sendiri.
Progress proyek tersebar di banyak tools
Sebagian agency pakai spreadsheet, sebagian chat, sulit ditarik jadi satu produk yang konsisten.
Invoice diketik manual per klien
Tim harus hitung dan tulis ulang invoice di Word/Excel tiap kali mau tagih klien.
Sulit scale ke agency lain
Menambah agency baru berarti bikin alur kerja dan template dari nol lagi.
Satu produk, dipakai berlangganan oleh banyak agency sekaligus.
Tiap agency dapat ruang kerja sendiri (multi-tenant), tapi berjalan di atas satu sistem yang sama.
Agency Daftar
Agency baru mendaftar dan mendapat ruang kerja (tenant) sendiri.
Setup Proyek & Klien
Data proyek, klien, dan rate kerja dimasukkan ke sistem.
Operasional Harian
Tim kerja lacak progress proyek dan jam kerja lewat satu sistem.
Invoicing Otomatis
Invoice dibuat otomatis dari data proyek dan jam kerja yang tercatat.
Agency Baru
Agency lain bisa onboarding dengan proses yang sama.
Contoh: SaaS dengan 8 agency berlangganan.
Skenario ilustratif berdasarkan pola umum agency kreatif/marketing/dev kecil-menengah yang masing-masing masih punya cara kerja berbeda. Angka di bawah adalah contoh untuk menggambarkan sistem, bukan klaim hasil klien.
SaaS multi-tenant untuk manajemen proyek & invoicing agency
8 agency independen ingin punya sistem manajemen proyek dan invoicing yang sama, tapi datanya harus tetap terpisah antar agency. Masing-masing butuh proyek, klien, dan invoice sendiri.
- Bagaimana data tiap agency tetap terpisah dan aman?
- Bagaimana agency baru bisa onboarding cepat?
- Bagaimana invoice dibuat otomatis dari progress proyek?
Illustrated automation architecture
EXCEPTION → invoice lewat jatuh tempo → reminder otomatis ke klien & agency
- 8
- Contoh Agency
- 1
- Codebase
- 0
- Invoice Manual
berlangganan dalam satu platform
dipakai semua agency (multi-tenant)
buat agency yang sudah pakai sistem
Perubahan utamanya ada di cara agency-agency ini kelola proyek & invoice sekaligus.
Before / tools terpisah-pisah
- Tiap agency pakai spreadsheet/chat sendiri
- Invoice diketik manual di Word per klien
- Onboarding agency baru dibangun dari nol
- Sulit lihat performa lintas agency
- Update proses harus dilakukan satu-satu
After / satu SaaS multi-tenant
- Semua agency pakai sistem yang sama
- Invoice terbuat otomatis dari progress proyek
- Agency baru onboarding dalam hitungan hari
- Performa lintas agency terlihat di satu dashboard
- Update fitur berlaku otomatis ke semua agency
Bukan cuma satu aplikasi tracking proyek.
Produk ini bisa dikembangkan bertahap sesuai jumlah agency yang bergabung.
Platform multi-tenant
Satu produk yang bisa dipakai banyak agency dengan data yang tetap terpisah aman.
Manajemen proyek & klien
Progress proyek, jam kerja, dan data klien dalam satu sistem per agency.
Invoicing otomatis
Invoice dibuat otomatis dari data proyek dan jam kerja, tanpa ketik manual.
Dari tools terpisah ke satu SaaS, secara bertahap.
- 01DISCOVERY
Petakan kebutuhan lintas agency
Identifikasi proses yang sama di semua agency (proyek, klien, invoicing) sebagai basis produk.
- 02FOUNDATION
Bangun arsitektur multi-tenant
Struktur data yang memastikan tiap agency terpisah aman dalam satu sistem.
- 03CORE PRODUCT
Bangun modul inti
Manajemen proyek, klien, dan tracking jam kerja sebagai fitur utama produk.
- 04AUTOMATION
Otomatiskan invoicing
Invoice dibuat otomatis dari data proyek dan jam kerja yang tercatat.
- 05OPTIONAL
Tambah lapisan lanjutan
Kalau dibutuhkan, bisa ditambah modul laporan profitabilitas proyek atau integrasi payment gateway.